Секретарь-делопроизводитель (ресепшен)
Требуемый опыт работы: 3–6 лет
Полная занятость, полный день
Обязанности:
- Прием, регистрация входящей корреспонденции.
- Отправка исходящей корреспонденции через курьерские службы, подготовка документов к отправке.
- Обработка дел административного отдела для текущего хранения.
- Работа с посетителями (оформление пропусков на вход/парковку, встреча, размещение в переговорной комнате, чай/кофе/вода, содержание в чистоте переговорной).
- Прием и распределение входящих телефонных звонков.
- Участие в подготовке совещаний, оформление протокола.
- Помощь в организации командировок руководителей (подготовка необходимых документов).
- Обеспечение работников расходными, канцелярскими товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда (оформление пропусков работникам на вход/парковку, оформление заявок на внос/вынос мебели/техники в БЦ, содержание в чистоте помещений для хранения расходных материалов).
- Подготовка документов в СЭД Docsvision, сопровождающих выполнение работ по договорам по направлению деятельности административного отдела: аренда офиса, пропуски постоянные/гостевые, парковка постоянная/гостевая, проездные билеты, аренда автомобилей с водителем, почта курьерская, уборка офиса (письма, служебные записки, заявки на оплату, договоры, допсоглашения).
- Уход за цветами в офисе.
- Выполнение поручений руководителей в рамках трудовых функций.
Требования:
- Образование не ниже среднего профессионального по специальности «Делопроизводство», «Документоведение» или профпереподготовка.
- Опыт работы в сфере делопроизводства или секретариата - не менее трех лет.
- Знание и применение нормативных документов в области делопроизводства:
3.1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные Приказом Росархива от 22.05.2019 №71;
3.2. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44;
3.3. ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов";
3.4. Приказ Росархива от 20.12.2019 №236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".
4. Правила обращения с конфиденциальной информацией.
5. Правила работы с электронными документами и электронной подписью.
6. Знание систем электронного документооборота Docsvision, ЕАСД, Outlook.
7. Навыки деловой переписки, составления текстов ОРД.
8. Грамотная устная и письменная речь (знание правил русского языка).
9. Внимательность, пунктуальность, исполнительность, ответственность.
Условия:
- Официальное трудоустройство по ТК РФ.
- График работы 5/2, 9.00-18.00/9.30-18.30 (пятница – короткий рабочий день).
- Испытательный срок - 3 месяца.
Ключевые навыки
- Делопроизводство
- Электронный документооборот
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
Задайте вопрос работодателю
Где располагается место работы?Какой график работы?Вакансия открыта?Какая оплата труда?Как с вами связаться?Другой вопрос
Адрес
Вакансия опубликована 28 июня 2024 в Москве